La Secretaría Municipal, está a cargo del Secretario Municipal, cuyas funciones principales, entre otras, es dirigir las actividades de Secretaría Administrativa del Alcalde y del Concejo, y desempeñarse como Ministro de Fe en todas las actuaciones municipales.
La función de Ministro de Fe, se cumple principalmente mediante la firma de documentos que materialicen las actuaciones municipales, o bien certificando la autenticidad de los documentos otorgados.
- Visar la correspondencia que ingresa y sale de la Municipalidad.
- Actuar como Ministro de Fé en la apertura de licitaciones, recepción de Obras y venta de muebles e inmuebles Municipales.
- Realizar actividades administrativas de la Unidad.
- Informar a las organizaciones sobre los estatutos legales y la Ley de Juntas de Vecinos y Organizaciones comunitarias.
- Suscribir el acta de constitución de comunidades y asociaciones indígenas.
- Elaborar y actualizar el Registro de Organizaciones, comunidades y asociaciones indígenas.
Para cumplir a cabalidad con estas funciones y recordando que la Secretaría Municipal, tiene como función asesorar al resto de las unidades, distribuye sus labores en distintas áreas, tales como : Secretaría Administrativa y Movilización Menor, entre otras.
También depende de Secretaría Municipal y con una destacada importancia la Oficina de Partes y Archivo, la cual se divide en dos áreas :
- Partes y Archivo Permanente
- Oficina de Informaciones, reclamos y sugerencias (OIRS)
OFICINA DE ATENCIÓN CIUDADANA, INFORMACIONES, RECLAMOS Y SUGERENCIAS (OIRS)
Es una instancia de “Participación Ciudadana” que establece una relación cotidiana entre los usuarios y la Municipalidad, y donde cada uno de ellos, puede contribuir con sus opiniones al mejoramiento de la gestión de esta Corporación.
Entre otras, posee las siguientes funciones:
- Informar al usuario acerca de los diversos aspectos de su consulta (plazos, requerimientos, etc.)
- Orientar y apoyar al Usuario
- Entregar material informativo y educativo sobre servicios municipales
- Recibir y responde reclamos: Ingresar en forma metódica y ordenada las presentaciones o reclamos efectuados por la comunidad e informar al público acerca del estado de tramitación de sus reclamos o presentaciones indicando la distribución y trámites que se haya dispuesto para cada uno de ellos;
- Velar por la oportuna y eficaz respuesta de las presentaciones o reclamos por parte de las unidades municipales correspondientes, dentro del plazo máximo de treinta días hábiles, según lo establece la ley, manteniendo informados al superior jerárquico;
- Registrar y archivar las respuestas a las presentaciones o reclamos;
- Recibir sugerencias y felicitaciones, a fin de mejorar el funcionamiento de la Oficina o de los servicios que la institución entrega.
- Establecer Coordinación con dispositivos de información y comunicación: tanto con los pertenecientes al propio organismo como con aquellas reparticiones con las que exista relación temática o del destinatario.
Karol Saavedra - Encargada de Oficina de Atención Ciudadana, Informaciones, Reclamos y Sugerencias.
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Salinas N° 1211 – 1° piso Edificio Consistorial
Fonos: 342509000 – 342509110
Mail: [email protected]
Horario: Lunes a Jueves: 8:00 a 13:00 hrs – 14.30 a 16:00 hrs.
Viernes: 8:00 a 14:00 hrs.
Oficina de Partes y Archivo Permanente
La Oficina de Partes y Archivo tiene a su cargo las siguientes funciones:
Atención de público
Atención de la Central Telefónica
Mantener actualizado el Sistema de Gestión Documental
Mantener un constante flujo, control, archivo y conservación de toda la documentación que ingresa y egresa de la Municipalidad, proporcionando en forma rápida y expedita la información que se requiera para la actividad municipal correspondiente;
Guardar y conservar registros numerados correlativamente de Decretos Alcaldicios (Exentos y Toma Registro), Ordenanzas, Reglamentos, oficios y documentación oficial de la Municipalidad;
Efectuar el despacho de las comunicaciones y documentos municipales que salen al exterior;
Ingresar, clasificar y distribuir la correspondencia oficial; manteniendo actualizado los registros numéricos
Guardar y Conservar el archivo central de la documentación oficial del Municipio y consignarla por materia, en forma lógica y ordenada conforme a pautas establecidas;
Proporcionar en forma expedita la información requerida por el Alcalde y las distintas unidades municipales, con relación a la documentación recibida, despachada o archivada en la unidad;
Distribuir copias de decretos, reglamentos, ordenanzas, resoluciones, órdenes de servicios, circulares y otros a quienes corresponda;
Registrar y tramitar presentaciones que realice la comunidad a través de la Ley de Acceso a la información Pública y
Realizar las demás funciones que le encomiende el Secretario Municipal.
Veronica Pino Rojas - Encargada Oficina de Partes y Archivo Municipal
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Salinas N° 1211 (II piso Edificio Consistorial, mano Derecha pasillo al fondo)
Fono : 34 – 2509000 – 34 2509109 – 34 2509113 – 34 2509019
Correo Electrónico : [email protected]
Horario : Lunes a Jueves de 8:00 a 13:00 y de 14:30 a 16:00 horas Viernes de 08:00 a 14:00